Documentbeheerder

Je ondersteunt het project 'Haringvlietbrug vast' met het beheren en controleren van de documentatie. Jij controleert of de reeds aanwezige documentatie voldoet aan de gestelde eisen, voert structureel controles uit en motiveert projectmedewerkers om te documenteren volgens de richtlijnen van het project Versie 2025-01.Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het (document management) systeem. Tijdens jouw werkzaamheden registreer, metadateer, orden en classificeer je documenten en informatie, inclusief het bewaken van vertrouwelijkheid. Je houdt het ordeningsplan actueel, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers en verzorgt trainingen voor (project)medewerkers. Je zorgt dat alle benodigde middelen beschikbaar zijn. Daarnaast coach je projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming, en deze correct uitvoeren. Hierdoor lever jij een bijdrage aan een steeds betere informatiehuishouding.Jouw werkzaamheden bij het beheren van een digitaal projectarchief omvatten onder andere:

• Opstellen en actualiseren van de autorisatiematrix en het verlenen of intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.

• Functioneel beheer van het Document Management Systeem Connect.

• Creëren van relevante standaardweergaven en zoekvragen naar behoefte van projectmedewerkers.

• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat taken rondom documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.

• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.

• Actueel houden van alle documenten die horen bij het projectarchief.

• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.

• Zorgdragen voor correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform gestelde kaders, en tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post en e-mail).

• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en Beheer (IV-B).

• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen volgens het proces van LFB. Tevens het inrichten van werkomgevingen, migreren van documenten en updaten/invullen van metadata.

• Samenwerken met de PO die documentalist taken Light uitvoert, en het samen met de MPB aansturen van de PO voor de documentalist taken.

• Een in het projectarchief ingerichte structuur die voldoet aan de afspraken met de opdrachtgever en de kwaliteitseisen van RWS (o.a. ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata).

• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering beschikbaar (zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

• Je hebt minimaal een HBO denk- en werkniveau, aangevuld met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.

• Je beschikt over meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met het Document Management Systeem (Connect) en hebt ervaring in het vakgebied van digitaal archiveren.

• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, inclusief het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.

• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

• Je hebt kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten

• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata

• Het is een pre als je ervaring hebt met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie (bijvoorbeeld RWS:Connect)

Je voert je werkzaamheden uit onder aansturing van de opdrachtgever. Al meer dan 200 jaar werkt deze organisatie dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Zij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, vaarwegen en wateren en zetten zich in voor een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken zij aan een land dat beschermd is tegen overstromingen, waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.Functie-eisen